ジーアングルは、音楽・映像・イラスト・音声収録など幅広い制作をしていて、様々なジャンルのクリエイターやディレクターがいます。
その中で「総務部」は、クリエイティブな業務を支える裏方のような役割を担当しています！

社員が働きやすい環境作りや、財務・会計に関わる業務を担当し、経営や事業の意思決定を数字の面から後押ししたりなど、会社全体の幅広い業務に携わります。

業務は大きく分けて、「法務」「経理」「労務」「庶務」の4つ。

それぞれ簡単に説明すると、

【法務】
全ての取引においての法律に関する業務全般

【経理】
企業のお金の動きを管理し、その情報を経営者へ提供

【労務】
従業員の雇用から退職までの労働に関するあらゆる手続きや管理

【庶務】
オフィスの施設管理や防災対策、郵便物の発送・受付、電話・来客対応など会社全体の円滑な運営をサポート

を行っています！

私の場合は、経理と労務のサポートをしつつ、庶務をメインで担当していることが多いですね。

ちなみに庶務に関しては、総務部全員で対応している業務もあります。
なので例えば、経理メインとしてご入社された方でも一部、庶務の業務も担当していただくことがあります！

オフィスには毎日、様々なお客様がいらっしゃいます。

打ち合わせで来られる方、収録で来られるクライアントさんや演者さん（オフィス内に収録スタジオがあります）、配達員さんなど。

どんなお客様に対しても笑顔でお迎えし、会議室や収録スタジオへご案内したり、必要に応じてお飲み物を出したりします。

ジーアングルでは、「おもてなし」の姿勢を特に大切にしているので、いつでもお客様が安心して気持ちよくご来社いただけるような対応を徹底しています。

来客対応は、基本は総務部がメインとなって担当していますが、全社員が丁寧な対応ができるようにと、新人さんが担当することもあります！

（※こちらの記事にジーアングルが大切にする「おもてなし」についての内容が書かれています。）

出社している社員さんが気持ちよく働けるようなオフィスの環境作りも、庶務業務の一つです。

ビルの管理会社さんとやり取りをして、工事や点検のスケジュールを事前に教えてもらい、それを社内にも共有しています。
当日の来客状況も確認し、場合によっては、工事のスケジュールをずらせないか交渉することもあります！

他にも、色々な業者さんとやり取りをしていて、自販機やコピー機、冷暖房設備など、あらゆるオフィス設備の管理を担当しています。

また、災害に備えて社員の安全を最優先に考えながら、食料や飲料水、緊急時の医療用品など、必要な備蓄品の適切な量を保管し、定期的に見直ししています。

オフィスの備品管理や発注も重要な業務です。

特にお客様にお出しするドリンクだったり、契約書や資料などを印刷するための印刷用紙、衛生用品など必要な物資が不足しないよう在庫を管理したり、適切なタイミングで発注を行っています。

その他、社員さんから備品購入の依頼を受けることもあるので、物によっては最もコストパフォーマンスの良い選択を心がけています。

会社全体のコスト削減にも貢献できるよう、色んなサイトで商品をチェックしています！

ジーアングルでは、シーズンごとにオフィスの装飾をしています。
これは、ご来社されたお客様へ「驚きと感動」を生み出したいというテーマに基づき、毎シーズンごとに企画・装飾を行っています！

エントランスをメインに、お客様が通る通路なども飾ったりしています。ベースはある程度決まっていますが、毎回、総務部全員で話し合い、「去年やってみてここは改善したほうが良さそう！」などと、みんなの意見をもとに進めていきます。

また、装飾以外にも、お客様により楽しんでいただけるような一工夫のおもてなし企画を考えていたりします。

ちなみに今年は、お客様にお出しするドリンクメニューの中に、そのシーズンに合わせた「期間限定ドリンク」を追加したりなどをしました！

装飾を行う際は総務部だけでなく、他部署のスタッフにも呼びかけて参加してもらうことで、社員同士のスムーズなコミュニケーションや連携を図るきっかけ作りになるようにしています！

他にも装飾に付随して、シーズンに合わせた社内イベントを企画することがあります。
例えば、桜の時期には「オフィスでお花見大会」だったり、ハロウィン時には「社内仮装コンテスト」を開催していました。

総務全体として大変なことは、会社規模がどんどん大きくなっているので、どの業務も処理すべき事柄や工程が増えてきているということですかね。

法改正などの外部環境から、会社方針の変更など内部環境までの全ての変化に、柔軟に対応する必要があるため、常に新しい業務が発生しています！

個人としては、出社していると急に飛び込んでくる仕事があったり、社員さんからの問い合わせ対応をしていることが多いのですが、自分の作業に戻ったときの切り替えが重要なことです。

総務部は、契約書などの大事な書類を取り扱ったりするので、抜け漏れがないよう細心の注意を払わないといけない業務が多いんですよ。

そうですね。契約書や請求書に関する質問だったり、オフィス環境についての意見をいただいたり、日々色々な部署の方と話しています。

そういった社内の問い合わせにも対応しながら、自分の作業もやるとなると、一瞬で1日が終わっています！（笑）

昔、先輩が言っていた言葉で「自分以外は、全員、顧客」
という言葉があるのですが、今でも働くうえで心掛けていることです。

この言葉の意味としては、「社員同士だからこういう言い方や態度でも良いよね」というのではなく、社員さんに対しても、お客様に対しても、どんな人にも不信感や不愉快な気持ちを与えないように接するということですね。

やっぱり、色んな社員さんからの質問をクリアにしてあげるのが総務の仕事でもあるので、いつでも話しかけやすい存在でいることは意識しています。

そうすることで、快適に働ける環境を作り、会社全体の効率化や生産性向上に繋がっていくのではと考えています！

やりがいとして一番にあげられる事は、自身の成長だと思います。

ジーアングルに入社した当初感じたのは、この会社は年齢も若い人が多いですが、良い意味で気持ち的にも若くてエネルギッシュな人が多いなと思っていて。
ちなみに私は、社長と副社長の次に年長なんですけどね（笑）

仕事に対してもスピード感を持った方が多く、周りのスタッフに刺激を受けながら働けることで私自身も成長に繋がっています。

また、幅広い業務に携わることで、様々なスキルを習得できたり、まだまだ色々なことに挑戦できる環境があるのは有難いです！

ジーアングルでは、現在130～140名のスタッフがいますが、今後300名にしていくことを目指しています。
どんどん会社が大きくなっていくなかで、総務部としては、円滑な運営をしていくための基盤を固めたり、新たな業務と常に向き合う必要があります。

そんななかで、責任感や主体性、スピード感を持って問題解決していける方がいれば、とても心強いです。

また、ジーアングルが大切にしている「おもてなし」に共感してくれて、社内外問わずどんな方ともコミュニケーションをとるのが好きな方に入ってきて欲しいなと思っています！